A prima vista, creare un piano d’azione sembra abbastanza facile. Ma in realtà ci sono diversi passi importanti da seguire con cautela per trarne il meglio dell’utilità.

Fase 1: Definire il vostro obiettivo finale

Se non si ha chiarezza su ciò che si vuole fare e su ciò che si vuole ottenere, ci si prepara al fallimento. State pianificando una nuova iniziativa? Iniziate definendo dove siete e dove volete essere. Volete risolvere un problema? Analizzate la situazione ed esplorate le possibili soluzioni prima di stabilire le priorità.

Quindi, solo dopo, scrivete il vostro obiettivo, assicurandovi che sia specifico – ben definito e chiaro, misurabile – includere indicatori per monitorare i progressi, raggiungibile – realistico e realizzabile con le risorse, il tempo, il denaro, l’esperienza che avete, rilevante – allineato con gli altri obiettivi, tempestivo – ha una data di scadenza.

Fase 2: Elencare i passi da seguire

L’obiettivo è chiaro. Ma cosa dovete fare esattamente per realizzarlo? Create un modello approssimativo per elencare tutti i compiti da svolgere, le date di scadenza e le persone responsabili.

È importante assicurarsi che l’intero team sia coinvolto in questo processo e abbia accesso al documento. In questo modo tutti saranno consapevoli dei loro ruoli e delle loro responsabilità nel progetto.

Assicuratevi che ogni compito sia chiaramente definito e realizzabile. Se vi imbattete in compiti più grandi e complessi, suddivideteli in compiti più piccoli, più facili da eseguire e da gestire.

Fase 3: dare priorità ai compiti e aggiungere le scadenze

È ora di riorganizzare l’elenco dando priorità ai compiti. Aggiungete delle scadenze e assicuratevi che siano realistiche. Consultate la persona responsabile dell’esecuzione per capire le sue capacità prima di decidere le scadenze.

Fase 4: Impostare le pietre miliari

Le pietre miliari possono essere considerate dei mini obiettivi che portano all’obiettivo principale. Il vantaggio di aggiungere delle pietre miliari è che danno ai membri del team la possibilità di guardare avanti e li aiutano a rimanere motivati anche se la scadenza finale è lontana.

Partite dall’obiettivo finale e tornate indietro mentre fissate le pietre miliari. Ricordate di non tenere troppo o troppo poco tempo tra una pietra miliare e l’altra. È una buona pratica per fissare le pietre miliari a due settimane di distanza l’una dall’altra.

Fase 5: Identificare le risorse necessarie

Prima di iniziare il vostro progetto, è fondamentale assicurarsi di avere a portata di mano tutte le risorse necessarie per portare a termine i compiti. E se non sono attualmente disponibili, dovete prima fare un piano per acquisirle.

Questo dovrebbe includere anche il vostro budget. Potete assegnare una colonna del vostro piano d’azione per segnare il costo di ogni compito, se ce ne sono.

Fase 6: Visualizzare il piano d’azione

Lo scopo di questo passo è quello di creare qualcosa che tutti possano capire a colpo d’occhio e che possa essere condiviso con tutti.

Sia che il vostro piano d’azione si presenti sotto forma di diagramma di flusso, diagramma di Gantt o tabella, assicuratevi che comunichi chiaramente gli elementi che abbiamo identificato finora – compiti, proprietari dei compiti, scadenze, risorse, ecc.

Fase 7: Monitorare, valutare e aggiornare

Dedicate un po’ di tempo a valutare i progressi che avete fatto con il vostro team. Potete segnare i compiti che sono stati completati come fatto su questo piano d’azione finale, portando l’attenzione su come avete progredito verso l’obiettivo.

In questo modo si evidenzieranno anche i compiti in sospeso o in ritardo, nel qual caso dovrete capire perché e trovare soluzioni adeguate. E poi aggiornare il piano d’azione di conseguenza.