Il volume di documenti che un’azienda produce e riceve è ingente e piuttosto dispendioso. I documenti, spesso in duplice copia, sono distribuiti e conservati con spese che gravano pesantemente sul bilancio dell’azienda, anche se non è raro che siano sottovalutati o considerati come inevitabili.

Non sono necessari troppi calcoli per risalire al risparmio consentito dall’archiviazione digitale rispetto al supporto cartaceo, soprattutto se si considera che l’archiviazione tradizionale comporta costi diretti (come nel caso di stampe e spazi fisici d’archiviazione) e oneri indiretti (tra questi, l’invio, la conservazione e la ricerca documentale).

L’archiviazione digitale o archiviazione elettronica consente di sostituire il supporto cartaceo con documenti digitali certificati, nel rispetto della normativa di settore. Il processo – denominato tecnicamente “Conservazione Sostitutiva” – conferisce validità legale, fiscale e giuridica ai documenti informatici, al pari di quelli cartacei.

Il processo di passaggio dalla conservazione tradizionale all’archiviazione digitale è composto dalla smaterializzazione – che consiste nella trasformazione in formato digitale – e dalla dematerializzazione, che porta alla produzione vera e propria del documento informatico da conservare digitalmente.

L’archiviazione digitale dei documenti, oltre a un notevole risparmio in termini economici, presenta altri numerosi vantaggi. In primo luogo, tale procedimento consente una notevole riduzione dell’ingombro degli archivi cartacei, nonché una maggiore velocità nella ricerca e nell’aggiornamento dei dati.

Il nuovo sistema di Conservazione Sostitutiva permette l’emissione, la trasmissione e la conservazione dei documenti con maggiore sicurezza e tracciabilità, con la possibilità degli utenti di consultare il medesimo documento in contemporanea.

Tutti i documenti presenti sulla piattaforma Web possono essere consultati dal qualsiasi computer con accesso a Internet, in qualsiasi momento e 24 ore su 24. I documenti possono essere implementati con elementi multimediali ed essere trasmessi in tempo reale tramite Internet o il sistema di trasmissione Intranet. In questo quadro, s’inserisce anche la fatturazione elettronica, che sfrutta il sistema di emissione, trasmissione e conservazione gratuita messa in opera dal sistema camerale.