A nessuno piace dare o ricevere feedback negativi. Tuttavia, non dire a qualcuno che lui o lei non sta soddisfacendo le aspettative perpetua il problema, inganna l’individuo e creerà una crisi di fiducia e di performance.  Quindi, meglio affrontare il problema prontamente e dare alla persona una via d’uscita. Fallo bene e genererai fiducia e rispetto.

In questo senso, un modello molto efficace di intervento è quello SPIN. Vediamo da cosa è composto.

Situazione e specifiche

Dare un feedback nella situazione giusta: quando la persona è calma e l’evento è ancora fresco nella mente. Non dare un feedback quando le persone sono arrabbiate, stressate, sconvolte o molto occupate. Quando dai un feedback, cerca di essere specifico sullo scopo (perché lo stai facendo?), sulle circostanze e sull’evento.

Personale impatto

Non giudicare l’altra persona: questo invita al conflitto. Di come le sue azioni ti hanno fatto sentire: i sentimenti sono inconfutabili. Per esempio, dire : “Ti sei presentato in ritardo a tre incontri con i clienti; mi fa sentire che pensi che non siano importanti”, non: “Sei un pigro ozioso”, “Sono stato molto imbarazzato quando il CFO ha visto gli errori nel bilancio che hai preparato”.

Intuizione e indagine

Fai domande per vedere se la persona capisce il problema, per aiutarla ad esplorare e valutare le opzioni e scoprire la strada da seguire. Evita di dire alle persone: impara da sola.

Next – Passi successivi

Concorda reciprocamente cosa succede dopo. Ci deve essere un modo positivo per andare avanti. Pensa a opzioni e azioni possibili. A questo punto, spesso è meglio andare in modalità coaching e far sì che la persona generi le opzioni e il modo di procedere. Lui o lei potrebbe trovare una soluzione migliore e più rilevante della tua.

In ogni caso, le persone si sentiranno più impegnate nelle loro soluzioni che nelle tue. Chiedi alla persona di riassumere i prossimi passi. Questo è il modo migliore per verificare la comprensione: le persone possono riassumere bene solo se hanno sentito e capito bene. L’atto di riassumere consoliderà anche il loro pensiero e ricorderanno il feedback molto meglio e, si spera, positivamente. Fai seguire per iscritto per confermare la comprensione.